EU-overensstemmelseserklæringen er den synlige del. Det, der bærer den, er den tekniske dokumentation: den mappe af beviser, der gør, at I overhovedet kan skrive under. Hvis erklæringen er kvitteringen, er den tekniske dokumentation regnskabet bag. Og det er her, det meste af arbejdet ligger. Så lad os se på, hvad mappen faktisk skal indeholde.
Hvorfor dokumentationen kommer først
Rækkefølgen er vigtig: I underskriver ikke en erklæring og finder beviserne bagefter. I samler dokumentationen, og når den viser, at emballagen lever op til kravene, kan erklæringen underskrives. Underskriver I uden dokumentation, er erklæringen reelt uden dækning, og det er den slags, der vælter ved et tilsyn.
Hvad mappen skal indeholde
For hver emballagetype skal den tekniske dokumentation typisk rumme:
- En beskrivelse af emballagen og dens tilsigtede brug. Hvad er det, hvad bruges det til, hvordan er det bygget op.
- Design og materialer. Tegninger eller specifikationer, materialesammensætning, lag, og de enkelte komponenter som lukning, etiket, lim og coating.
- De standarder og specifikationer, I har lagt til grund.
- Testrapporter. Resultater, der dokumenterer, at stofgrænser (PFAS, tungmetaller og andre) er overholdt.
- Oprindelsescertifikater for genanvendt indhold. Hvis I bruger genanvendt materiale, skal mængden kunne dokumenteres fra kilden.
- En vurdering af genanvendelighed, minimering og eventuel genbrug. Altså ikke kun hvad emballagen indeholder, men hvor godt den lever op til designkravene.
Det er summen af det her, erklæringen bygger på.
Det, der gør det tungt
To ting gør dokumentationen til en opgave. Den første er, at meget af materialet skal komme fra leverandører: testrapporter og certifikater er ikke noget, I selv producerer ved skrivebordet. Den anden er, at det skal gøres per emballagetype, og hver type kan have sin egen sammensætning af materialer og leverandører.
Derfor er det klogt at standardisere: bed jeres leverandører om de samme oplysninger i samme format, så I ikke skal jagte data i mange forskellige mails og formater.
Hold dokumentation og erklæring sammen
En af de hyppigste fejl er, at dokumentationen ligger ét sted og erklæringen et andet, og at de over tid kommer ud af trit. Når en leverandør skifter et materiale, skal både dokumentationen og erklæringen opdateres. Ligger de samlet og koblet til den enkelte emballagetype, undgår I, at en erklæring peger på forældet dokumentation. Beskriver I emballagen ét sted, bliver dokumentationen koblet til erklæringen i Repax Declare, så de følges ad, også når noget ændrer sig.
Sådan kommer I i gang
- Lav en tjekliste per emballagetype over de punkter ovenfor, så I kan se, hvad der mangler.
- Send en standardanmodning til leverandørerne om testrapporter, certifikater og materialeoplysninger.
- Saml det ét sted, koblet til den emballage, det hører til, så I kan finde det igen, når et tilsyn eller en kunde spørger.
Ofte stillede spørgsmål
Skal vi selv lave testene?
Ikke nødvendigvis. Testresultaterne kommer typisk fra leverandører eller laboratorier. Jeres opgave er at samle dem og koble dem til den rigtige emballage.
Hvor længe skal dokumentationen gemmes?
Sammen med erklæringen: fem år for engangsemballage og ti år for genbrugsemballage, fra emballagen først kom på markedet.
Er en materialeliste nok?
Nej. En liste er en del af det, men dokumentationen skal også rumme test, certifikater og vurderinger, der underbygger, at kravene er overholdt.
Artiklen er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning. De præcise krav til dokumentationen står i EU’s emballageforordning (2025/40). Tjek de gældende regler for jeres markeder.